たとえば、「Adobe Illustrator」というソフトで作った原稿データを取引先に渡す場合。
通常、先方がソフトを持っていなければデータ内容を確認することはできません。

しかし、原稿データをPDFファイルに変換しておけば、無償で配布されているPDF閲覧ソフトの
「Adobe Reader（旧名Adobe Acrobat Reader）」を使ってデータを見たり、プリントすることが可能になるわけです。

つまりデータのやり取りにおいて、OSやアプリケーションの支配から逃れられるということ。

どのような環境でもデータのやり取りができるPDFは、企業内のドキュメント管理から電子ブック、プリプレスに至るまで、
さまざまな分野の市場に進出しています。

PDFファイルを作成するためには「Adobe Acrobat」が必要になりますが、
「Adobe Reader」さえあればデータを開くことは可能。

「Adobe Reader」は無料ということもあり、現在までに5億本以上が配布されています。

ハードの環境に縛られない、PDFファイル。利点は他にもいろいろとあります。

まずPDFに変換することでファイルサイズがコンパクトになること。
このためファイルを添付してeメールの送受信を行ってもストレスがかからず、特にWeb環境でその威力を発揮します。

というのは、リンクを埋め込んだ連鎖的なファイル、サウンドやムービーを組み合わせたインタラクティヴな情報など、
電子文書の特長を活かした書類が、軽いデータで配信できるためです。

今後インターネットの普及を背景に、PDFを使用したカタログやマニュアルの配信、出版、オンラインショッピングなど、
用途もますます広がっていくでしょう。

また記録の保存や管理においても最適。

紙では検索に時間がかかり、スペースも取ってしまいます。
データのままでは元の文書を作成したアプリケーションが必要。
そこでPDFファイルにすることで、検索が容易なうえ、「Adobe Reader」があれば
いつでも誰でも閲覧、再利用が可能になります。

その他にも印刷物と同時にPDFファイルを作り、Webと相互補完する形でプロモーションを展開したり、
過去に使用したパンフレットなどのデータをPDF化して運用すれば、低コストで新たな市場を開拓することができます。

印刷の世界にもPDFによる校正や入稿など、新たなワークフローが生まれつつあります。

しかし画面を見ながらの修正指示は難しく、書体によっては文字が置き換わってしまうものもあるようです。
これでは全体のデザインと文章の確認程度の校正しかできません。

また入稿に際しては、データを作る側にDTPや印刷の詳しい知識がないとトラブルを招くこともあります。

まだまだ課題もありますが、今後PDFを有効に使ったワークスタイルやビジネスが確立されてくるはずです。

※Adobe Illustrator、Adobe Acrobat、Adobe Readerはアドビシステムズ社の商標です。